Zo bepaal je de juiste tone of voice voor jouw bedrijf of merk

Het bepalen van de juiste tone of voice is belangrijk voor elk bedrijf of merk dat zich professioneel en herkenbaar wil presenteren. Het maakt niet uit of je net begint met je onderneming of al jaren bezig bent: de manier waarop je communiceert, maakt een wereld van verschil. We leggen je uit wat het precies is, waarom het zó belangrijk is en hoe je stap voor stap de juiste tone of voice bepaalt. Laat jouw communicatie altijd aansluiten bij je doelgroep, zodat je de resultaten behaalt die je voor ogen hebt.

Wat is een tone of voice?

De term tone of voice verwijst naar de manier waarop een merk communiceert met zijn publiek. Het gaat niet alleen om wat je zegt, maar vooral hoe je het zegt. Het is de communicatiestijl van je merk, die bepaalt hoe je klinkt en overkomt bij je doelgroep.

De ‘voice’ is wie je bent als merk. Deze ‘stem’ verandert niet en zorgt voor herkenbaarheid. De ‘tone’ daarentegen verschuift mee met de situatie. Waarom zou je denken? Omdat een Instagram-post klinkt anders dan een e-mail, net zoals een vacaturetekst anders klinkt dan een persbericht. Maar de kern, jouw merkstem, blijft altijd hetzelfde.

Kies je voor een formele toon of juist voor iets losser en menselijker? Wat het beste werkt, hangt volledig af van je merkidentiteit en wie je aanspreekt. Dat brengt ons meteen bij de eerste stap van het bepalen van je tone of voice.

Stap 1: leer je doelgroep door en door kennen

De eerste stap in het bepalen van je tone of voice is het goed begrijpen van je doelgroep. Maak een doelgroep analyse door jezelf vragen te stellen. Wie zijn je klanten? Wat vinden zij belangrijk? Welke taal gebruiken zij zelf en hoe willen zij graag benaderd worden? Door persona’s op te stellen kun je gerichter nadenken over het taalgebruik en je manier van communiceren. Iemand van 60 spreekt anders dan iemand van 25 en (iemand van 60) noem je eerder ‘u’ dan ‘je’. Daarnaast verwacht een persoon die in de financiële sector werkt een andere benadering dan een creatief ondernemer.

Stap 2: bepaal de persoonlijkheid van je merk

Je merk heeft, net zoals een mens, een bepaalde persoonlijkheid. Misschien is je merk stoer, betrouwbaar, speels of juist deskundig. Het kiezen van de juiste huisstijl helpt je om je merk persoonlijker te maken. Als je weet welke karaktereigenschappen bij jouw merk passen, kun je jouw tone of voice hierop afstemmen. Een speels merk gebruikt andere woorden, zinnen en humor vergeleken met een ‘serieus’ merk. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen de tone of voice van Coolblue en de Belastingdienst.

Stap 3: analyseer je huidige communicatie

Voordat je ervoor kiest om een andere toon te gebruiken, is het slim om te kijken naar de manier waarop je nu communiceert. Pak een aantal teksten erbij van je website, blogs, social media, advertorials of nieuwsbrieven. Wat valt je op? Is de toon formeel of informeel? Komt er humor in voor? En is er cohesie tussen de verschillende uitingen? Een grondige analyse helpt je om te bepalen wat wél goed werkt en wat je beter kan. Vaak hoef je niet eens zo gek veel te veranderen.

Stap 4: kies de juiste schrijfstijl voor jouw bedrijf

Nu je je doelgroep en merkpersoonlijkheid geanalyseerd hebt, kun je een tone of voice bepalen die past bij jouw merk. Geef antwoord op de volgende vragen:

• Wil je formeel of informeel communiceren?
• Mag er humor in je teksten zitten?
• Spreek je je doelgroep aan met ‘je’ of ‘u’?
• Welke toon wil je hanteren? Kies uit: motiveren, informeren, inspireren, instrueren, overtuigen, activeren of amuseren (voorbeelden hiervan volgen na stap 5).

Noteer je keuzes in een document of, zodat andere mensen binnen je organisatie ook dezelfde lijn kunnen aanhouden.

Stap 5: test en optimaliseer je tone of voice

Heb je je tone of voice bepaald? Test deze dan in de praktijk. Kijk hoe je doelgroep reageert op je nieuwe stijl van communicatie. Krijg je meer reacties, likes of positieve feedback? Dan zit je goed. Merk je dat je boodschap niet goed overkomt of dat er verwarring ontstaat? Dan kun je bijsturen om de bounce rate zo laag mogelijk te houden. Je tone of voice bepalen is namelijk geen eenmalige actie, maar een proces dat je regelmatig evalueert en aanpast.

Voorbeelden van tone of voice: goede en slechte

Om het makkelijker te maken, geven we een paar voorbeelden van hoe een tone of voice eruitziet in de praktijk:

Motiveren/activeren

Doel: je wilt iemand aanzetten om iets te doen, bijvoorbeeld actie ondernemen of verder gaan.
Voorbeeld: “Jij hebt alles in je om deze uitdaging te overwinnen. Stap voor stap kun je het. Begin vandaag nog, en je zult merken hoe snel je vooruitgang boekt!"

Informeren

Doel: het overbrengen van feitelijke informatie zonder emotionele betrokkenheid.
Voorbeeld: "De vergaderingen vinden elke maandag om 10:00 uur plaats in de hoofdzaal. Zorg ervoor dat je agenda is gedeeld met de rest van het team ten minste 24 uur voor de vergadering."

Inspireren

Doel: je wilt iemand motiveren door een groter doel of idee te delen, vaak met een positieve, opbeurende toon.
Voorbeeld: "Elke stap die je zet, hoe klein ook, brengt je dichter bij je dromen. Laat je niet tegenhouden door de obstakels, want achter elke uitdaging ligt een kans."

Instrueren

Doel: het geven van duidelijke en praktische instructies over hoe iets te doen.
Voorbeeld: "Open de app en klik op de instellingen. Kies daarna voor 'Account' en vervolgens 'Wachtwoord wijzigen'. Voer je oude wachtwoord in en kies een nieuw wachtwoord dat minimaal acht tekens bevat."

Overtuigen

Doel: je wilt iemand overtuigen om een bepaalde beslissing te nemen of een standpunt te aanvaarden.
Voorbeeld: "Door nu te investeren in onze oplossing, bespaar je op de lange termijn aanzienlijk op operationele kosten. Onze klanten hebben al 30% meer efficiëntie geboekt na slechts drie maanden."

Activeren

Doel: je wilt iemand aansporen tot onmiddellijke actie.
Voorbeeld: "Schrijf je vandaag nog in voor de workshop! De plaatsen zijn beperkt en de deadline is bijna daar, dus mis deze kans niet!"

Wat is het verschil dan tussen motiveren en activeren?

• Motiveren creëert de juiste mindset of intentie.
• Activeren zet daadwerkelijk de stap naar actie.

Amuseren

Doel: je wilt mensen vermaken, vaak met humor of een lichte toon.
Voorbeeld: "Wat is er beter dan een kop koffie op maandag? Twee koppen koffie op maandag! Kom langs voor de perfecte start van je week (en ook voor je portemonnee)."

Waarom is het bepalen van de juiste tone of voice zo belangrijk?

Een consistente tone of voice zorgt ervoor dat je merk herkenbaar blijft, ongeacht het kanaal waarop je communiceert. Voor je website, social media, e-mails en advertenties is het dus belangrijk dat je dezelfde stijl van communiceren blijft gebruiken. Op deze manier bouw je vertrouwen op bij je publiek, iets wat een belangrijk aandachtspunt is in de ogen van de klant. Daarnaast helpt een passende communicatiestijl in je SEO en SEO om je te onderscheiden van concurrenten en om een emotionele band met je doelgroep op te bouwen.

Maar hoe bepaal je deze? Met onderstaande vijf stappen bouw je een sterke merkidentiteit op voor je onderneming, waarmee je vertrouwen opwekt bij je klanten.

Tips voor een consistente tone of voice

Consistentie is cruciaal. Het zorgt ervoor dat je merk altijd herkenbaar en betrouwbaar overkomt. Ongeacht of je nu een blog schrijft, een social media post plaatst of een nieuwsbrief verstuurt, je toon moet altijd passen bij je merk. Hier zijn enkele tips om die consistentie te waarborgen:

Stel duidelijke richtlijnen op: maak een nieuw, apart document met voorbeelden en concrete regels, zodat iedereen binnen je organisatie weet hoe te communiceren.

Train je team regelmatig: betrek je team bij je merkwaarden en toon. Zo zorg je ervoor dat iedereen dezelfde stem hanteert, van klantenservice tot marketing.

Gebruik een feedbacksysteem: laat collega’s elkaars werk controleren voordat het live gaat. Dat helpt om inconsistenties in de toon te voorkomen.

Wees authentiek en blijf jezelf: je merk is meer dan woorden. Zorg ervoor dat je tone of voice aansluit bij je merkidentiteit en -waarden. Blijf trouw aan wat je merk daadwerkelijk vertegenwoordigt en het allerbelangrijkste: blijf jezelf. Schrijf een sterke over-ons pagina die bij klanten blijft hangen. Klanten hechten de meeste waarde aan authenticiteit, wat een groot gedeelte van het vertrouwen bepaald.

Laat de juiste stem spreken: bepaal je tone of voice

De juiste tone of voice bepalen is geen overbodige luxe, maar is altijd al een onmisbare stap geweest in het bouwen van een sterke merkidentiteit. Door goed te luisteren naar je doelgroep, je merkpersoonlijkheid te definiëren en consistent te communiceren, maak je van je merk een herkenbare en betrouwbare speler op de markt. Ga vandaag nog aan de slag met het bepalen van een tone of voice die bij jou past en laat je boodschap écht binnenkomen. Wees niet bang en toon jouw stem!