Wat is Tone of voice
Het begrip tone of voice verwijst naar de manier waarop een organisatie communiceert. Het gaat niet alleen om de inhoud van een boodschap, maar vooral om de manier waarop deze wordt overgebracht. De toon, stijl en woordkeuze vormen samen de persoonlijkheid en dus de tone of voice van een organisatie. Het bepaalt hoe een bedrijf overkomt en hoe de boodschap aankomt.
De betekenis van tone of voice
De tone of voice, ook wel communicatiestijl, gaat verder dan taalgebruik. Het draait om de houding en emotie in de communicatie. Het kan veel verschil maken in hoe formeel een bedrijf overkomt, of hoe hoog de drempel voor het eerste contact ligt. Door bijvoorbeeld met humor te praten of juist op een zakelijke manier, wordt gelijk een beeld gegeven van het soort organisatie. De gekozen toon zorgt ervoor dat de boodschap kan aansluiten bij een doelgroep en versterkt de merkidentiteit.
Een goed gekozen communicatiestijl maakt communicatie herkenbaar en betrouwbaar. Klanten voelen sneller een band met merken die consequent dezelfde toon gebruiken. Daardoor ontstaat vertrouwen en wordt de kans groter dat de organisatie de juiste mensen aantrekt.
Elementen van een tone of voice
Het bestaat uit verschillende onderdelen die samen de stijl bepalen:
- Woordkeuze: eenvoudig of juist zakelijk taalgebruik, met of zonder vaktermen.
- Zinsopbouw: korte, directe zinnen of juist langere en beschouwende formuleringen.
- Schrijfstijl: vriendelijk, inspirerend, professioneel, informeel of deskundig.
- Persoonlijkheid: de karaktereigenschappen van het merk, zoals betrouwbaar, energiek of creatief.
Door deze elementen bewust te kiezen en consistent toe te passen, ontstaat een herkenbare communicatie die past bij de identiteit van het merk. Al deze elementen hebben ook invloed op de merkbeleving en de customer experience.
Tone of voice bepalen en bewaken
Wie de eigen tone of voice wil vastleggen, begint bij het merk zelf. De waarden, missie en doelgroep vormen de basis voor de gewenste toon. Deze keuzes worden vaak uitgewerkt in een document of stijlgids. Daarin staan richtlijnen die helpen om in alle communicatiekanalen dezelfde stijl aan te houden.
Het bewaken van de communicatiestijl vraagt om regelmatige evaluatie. Een organisatie ontwikkelt zich, net als haar publiek. Door af en toe te toetsen of de toon nog past bij de merkidentiteit, blijft de communicatie authentiek en effectief.
Waarom is tone of voice belangrijk?
Een tone of voice is vanwege meerdere redenen een belangrijk begrip. Als eerste onderscheidt het een bedrijf van de concurrentie. Een unieke communicatiestijl helpt een merk zich te onderscheiden van andere merken. Daarnaast bouwt het een herkenbare merkidentiteit op. Als er consistent een informele communicatiestijl wordt gebruikt, gaan consumenten een merk daaraan herkennen. Ook creëert een authentieke tone of voice een emotionele connectie en kan het een band opbouwen met de doelgroep. Als laatste versterkt het merkboodschappen doordat kernwaarden van een merk op de juiste manier kunnen worden overgebracht.