Office Manager, allround ondersteuner, chef van kantoor Web Wings. Als Office Manager ben jij de spin in het web die ervoor zorgt dat alles op kantoor goed verloopt. Jij bent de spil die het bureau draaiende houdt. De lijm tussen administratie en facturatie. Tussen lead en klant. Daarnaast ben jij de duizendpoot binnen Web Wings en vind je het leuk om van alles te regelen. Je bent verantwoordelijk voor verschillende taken en er is ruimte voor eigen inbreng en ideeën.
Agendabeheer, administratie, het doen van de kantoorboodschappen en ervoor zorgen dat het kantoor netjes blijft zijn slechts een greep uit jouw verantwoordelijkheden. Maar ook het plannen van ons bedrijfsuitje, het regelen van de kerstpresentjes en het beantwoorden van de telefoon zijn dingen waar jij je mee bezighoudt. Je vindt het leuk om ervoor te zorgen dat de gasten netjes ontvangen worden met een kopje koffie en een praatje. Ook word je blij van andere mensen en houd je ervan om voor anderen te zorgen. Je bewaakt de agenda (CEO, CCO en management) en zorgt ervoor dat zij de dag goed doorkomen als deze weer vol staat gepland.
Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes blijft lopen. Je zorgt ervoor dat Ivan (dé salestijger van Web Wings) zich met sales kan bezighouden in plaats van met inkoop. Maar ook dat Nina (Marketing Manager) niet ook nog de personeelsadministratie op zich moet nemen. Of wat dacht je van Jasper (directeur) die vaak vergeet te lunchen en tot laat aan het werk is? Jouw aanpak van “hoe gaat het hier” en “dit moet beter geregeld worden”, is wat we nodig hebben om dit soort dingen te voorkomen. Daarnaast ben je verantwoordelijk genoeg om met een losse sfeer om te kunnen gaan en daarin toch alles geregeld te krijgen.
Herken jij jezelf in dit profiel?
- Je hebt een proactieve werkhouding
- Je bent een echte duizendpoot die gewend is om van alles te regelen en dat ook leuk vindt om te doen
- Je werkt planmatig en zorgt voor agendabeheer- en bewaking
- Klantcontact is voor jou geen probleem
- Je bent enthousiast en klantvriendelijk
- Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel
- Voor anderen zorgen maakt jou gelukkig
- Cijfers en financiën schrikken je niet af
- Je hebt al enige ervaring in een soortgelijke functie
- Je bent op korte termijn beschikbaar, uren in overleg
Welke taken vallen onder andere onder jouw verantwoordelijkheid?
- Personeelsadministratie zoals het opstellen en inscannen van contracten
- Agendabeheer en timemanagement
- Het aannemen van de telefoon en een eerste selectie van mailcontact dat binnenkomt
- Facturen sturen, herinneringen sturen, maar ook de inkoop managen
- De begroting maandelijks bijhouden
- Het plannen van teamuitjes en etentjes, maar ook de kerstpresentjes en overige cadeaus
- Klanten ontvangen
- Zorgen dat het kantoor er altijd netjes uit ziet (uiteraard hebben we ook een interieurverzorgster)
- De boodschappen voor op het kantoor doen
- Je werkt gesprekken en notulen uit en zet deze om naar taken voor het team
- Je werkt offertes uit en verstuurt deze namens Jasper of Ivan
- Je verwerkt de post
- Je bent als eerste op kantoor en zorgt dat alles er weer netjes uit ziet
Wat kun je van ons verwachten?
- Een passend salaris op basis van jouw kwaliteiten en ervaring
- Een platte organisatie met veel zelfstandigheid en waar je inbreng gewaardeerd wordt
- Een fijne werksfeer met een leuke groep jonge collega’s
- Een fijne werkplek op kantoor in Sittard
- 25 vakantiedagen
- Pensioenregeling en vakantiegeld
Wie zijn wij?
Web Wings is een jong, gedreven online marketingbureau in Sittard met een gemotiveerde en toch informele sfeer. Wij houden ons bezig met het verhogen van de Google posities van onze klanten, het ontwerpen, creëren en optimaliseren van websites, het ontlasten en overnemen van social media marketing van onze klanten, maar ook het verzorgen van het totale marketingpakket voor landelijke spelers. Daarnaast leveren wij grafische diensten zoals video, fotografie en design. We zijn de afgelopen jaren gegroeid naar 35+ medewerkers met meer dan 250+ vaste klanten door heel Nederland, België en Duitsland.
Interesse?
Heb je interesse? Stuur dan je CV en motivatiebrief naar solliciteren@web-wings.nl t.n.v. Ivan Arndts.